Getting things done (GTD) mit SmartList2Go (SLTG) und Access

      Getting things done (GTD) mit SmartList2Go (SLTG) und Access

      Hallo,

      ich habe eine ganze Zeit mit Bonsai gearbeitet, war aber letztendlich oft unzufrieden.
      Hauptgründe, aus meiner Sicht sind:
      die Unübersichtlichkeit der Details (vier Tabs), die zwar thematisch gut sortiert sind aber keinen schnellen Überblick zulassen.
      Verschieben von Task von einer zur nächsten Liste sind nur schwer machbar, da ein verschieben in der Baumstruktur mit Drag & Drop nich geht.
      Die Anzahl der Felder ist begrenzt.

      Mit SLTG habe ich mir mehrere Unterdatenbanken und eine Hauptdatenbank angelegt.
      Unterdatenbanken sind:
      1. List (Wait for, Next step, Anytime, Archiv, Info ..)
      2. Person
      3. Meeting
      4. Project

      In meiner Hauptdatenbank habe ich die Felder
      1. Todo: Kurztext der Aufgabe
      2. Beschreibung: Langtext
      3. DueDate
      4. Person, die als nächstes angesprochen werden muss
      5. List
      6. Meeting
      7. Project

      Ein Wechsel der Todo-Zugehörigkeit von 'Next step' zu 'Wait for' ist wesenlich einfacher als wenn man im Baum verschieben muss.
      Man wählt aus dem Listenfeld einfach den anderen Eintrag.

      Die Anordnung der Felder und die Verteilung auf verschiede Tabs obliegt meinem Geschmack und kann jederzeit verändert werden.

      Die Baumansicht, die ich bei Bonsai am Anfang so toll fand brauche ich für GTD nicht mehr.

      Ich bin auf eure Kommentare gespannt.

      Gruß Snoopy
      Ich benutze auch gerne SLTG und finde deinen Ansatz ganz interessant. Allerdings kann man so wie das hier dargestellt ist nicht wirklich eine Aussage treffen. Z.B. vermisse ich den Schlüsselbegriff "Kontext" oder sind das für dich die "Personen". Vielleicht könntest du ja ein paar Screenshots als Bilder hier reinstellen oder die GTD-Smartlist selbst zum Download. Wie du ohne die Baumstruktur zu mehr Übersichtlichkeit kommen willst ist mir auch unklar. Wie arbeitest du eigentlich mit dem Desktop zusammen? Eine Menge Fragen... ich bin gespannt auf die Antworten.

      Gruß
      Bomtreo
      Das Thema Kontext wird bei mir über die Listen "Meeting" (dort kann ich eine Besprechung auswählen für die das Thema interessant ist)
      "Person" und "Project" abgedeckt. Andererseits, für den der Kontext braucht, es läßt sich ja eine zusätzliche Tabelle einfügen mit der dann Kontextbezogenen Aufgabe verwaltet werden können.
      Und wie die Überschrift schon sagt ist meine Desktop-Applikation Access.

      Ich werde mich später mit dem Upload von Bilder beschäfigen.

      Grüß Snoopy
      Hallo,
      SmartList ToGo scheint nicht viele zu beschäftigen... trotzdem: Die Kontexte sind also jeder in einer Untertabelle umgesetzt und die enthalten die NextActions, die diesem Kontext zugeordnet sind. Hast du die Untertabellen mit der Haupttabelle verlinkt oder wie kommst du sonst schnell genug an deine Kontext NextActions. Hast du für jede Untertabelle eine eigene Form entwickelt oder sind alle in einer Form vereinigt. Bei Bonsai finde ich das einfach gut, dass ich alle Kontexte bis auf, die die mich im Moment wirklich interessieren zu klappen kann. D.h. ich habe eigentlich schon guten Überblick über meine NextActions. Auch über die Filter kann ich sehr detailliert beeinflussen, was ich im Moment gerade sehen will. Da habe ich keine Vorstellung, wie du das mit SmartLIst ToGo erreichen willst. Bin immer noch gespannt auf weitere Info, auch wenn es so aussieht, als wäre ich der einzige.

      Bomtreo
      Hallo Snoppy,
      wie schon gesagt, das ist ein wirklich guter Ansatz. Ich hatte nur Probleme es in die GTD-Systematik einzuklinken. Dazu ein paar Gedanken, die ich hier zur Diskussion stellen möchte:
      1. ToDo-Tabelle: Als Haupttabelle fungiert diese Tabelle sowohl als Inbox (="Collect" des GTD-Systems), als auch als Oberfläche für die Vorgänge "Process", "Organize" und "Review". Das geschieht in der Weise, dass der erfassten Sache eine LIste (="What ist it?" NA, Waiting For, Someday/Maybe oder Reference) zugeordnet wird. Darüberhinaus wird der Eintrag einem Kontext und wenn sinnvoll einem Projekt zugeordnet. Hier seht man, dass GTD eigentlich ein papierbasierendes System ist, bei dem die Elektronik nur als Hilfsmittel gesehen wird. Das ist durchaus sinnvoll, weil es in der Praxis vieler Unternehmen eben so ist. Es macht z.B. keinen SInn einen interessanten Artikel als Referenzmaterial hier zu erfassen, es sei denn ich verwalte gleichzeitig eine kurze Inhaltsangabe und den Ort, wo ich den Artikel abgelegt habe. Die Frage, die sich hier stellt ist, wie weit will ich das System treiben? Will ich mein Zeug erledigt bekommen oder will ich mit dem System nur "spielen". Da gilt: je einfacher um so besser! Was mir in dieser Tabelle noch fehlt ist ein checkbox-Feld "Done",damit die Aufgabe als erledigt markiert werden kann. Was noch sinnvoll sein könnte ist ein "Start-Date" und ein "Done-Date".
      2. List-Tabelle: Da es sich bei dem Inhalt dieser Liste um Standard-Einträge handelt würde ich vorziehen es als List-Feld der ToDo-Tabelle umzusetzen
      3. Person-/Meeting-Tabelle: sind aus GTD-Sicht wohl als Kontexte zu sehen. Da auch diese relativ feststehen, wäre eine Umsetzung als List-Feld in der ToDo-Tabelle m.E. sinnvoller. Personenbezogene (Telefon-Nr. etc.) Daten sollten immer zentral aus der Kontakte-Anwendung eingebunden werden. Eine davon getrennte Datenhaltung ist nicht so sinnvoll.
      4. Projekt-Tabelle: hier gibt es m.E. 2 Möglichkeiten der Umsetzung. Wenn man nicht viele Projekte hat sollte hier ein List-Feld der ToDo-Tabelle ausreichend sein. Die Definition eines Projekts als etwas, was mehr als eine NA zur Zielerreichung benötigt, kann man leicht zu weit treiben. Oft ist es einfacher 2-3 NA zu definieren, ohne gleich ein Projekt daraus zu machen. Wenn man in einem Bereich arbeitet, wo es viele Projekte zu verfolgen gilt, ist es sicher sinnvoll eine eigene Projekttabelle zu erstellen. Die sollte dann aber als der ToDo-Tabelle übergeordnete Tabelle umgesetzt werden. Dazu wäre ein Projektdatensatz mit evtl.vielen NAs, bzw. sonstigen ToDo-Einträgen zu verknüpfen, was die Möglichkeit eröffnet, alle Einträge eine Projekt zusammen zu sehen.
      Soweit meine Anmerkungen in der Hoffnung, dass sie das Ganze weiterbringen.

      Gruß
      Bomtreo
      Hallo Bomtreo,

      danke für die ausführliche Rückmeldung.

      Die ToDo-Tabelle auch als Inbox zu sehen ist eine interessante Alternative. Ich benutze dafür zur Zeit entweder das EMail-Postfach oder Outlook-Tasks, bei denen ich entscheiden kann, wann sie wieder hoch poppen und ich dann in der ToDo-Liste weitere Aktionen definieren kann. Ein Start- und Done-Date waren für mich bisher nicht notwendig / sinnvoll, auch eine Done-Checkbox nicht, da dann der List-Eintrag von z.B. Next Action auf Archiv geändert wird.

      List-Felder in der ToDo-Tabelle haben den Nachteil, dass ich die List-Felder in SLTG und Access anlegen muss, und sich damit Abweichungen ergeben können, dies gilt vor allem für Peronen, Projekte und Meetings, da dort bei mir ständig Veränderungen notwendig sind. Dieses sind dann auf beiden Systemen automtisch gleich.

      Zum Thema Telefonnummern und Kontaktdaten gebe ich dier absolut recht, da ist der Spieltrieb durchgebrochen. Diese Felder sind zwar da, aber in allen Datensätzen leer.

      Die Liste Projekt dient der Zusätzlichen Unterscheidung / Filterung der einzelnen Einträge.
      Wie das mit der Übergeorneten Prjetktabelle gemeint ist habe ich nicht so ganz verstanden, kann Du das noch etwas ausbauen.

      Dankende Grüße
      Snoopy
      Hallo Snoopy,
      was du nicht in einer anderen Inbox (Papier-Eingangskorb, email-Inboxes) sammeln kannst/mußt, kann sinnvollerweise auch hier erfasst werden. Es kann auch sinnvoll sein, Vorgänge als Papier zu erfassen und in der ToDo-Liste. Z.B. wenn man Mitarbeiter hat, die nur auf Papierbasis arbeiten und Dinge delegieren muss. Ansonsten muß ja nur das erfasst werden, was hier auch weiter verfolgt werden soll.
      Das mit dem Archiv hatte ich so nicht verstanden. Trotzdem kann es interessant sein, ob eine Aufgabe die archiviert ist auch erledigt ist. Das muss nicht gleichbedeutend sein. Gut, wenn es bei Dir der Fall ist.
      Bezüglich List-Felder erhebt sich die Frage, wofür Du den Sync mit Access überhaupt brauchst?
      Wenn man viele und umfangreiche Projekte nachzu verfolgen hat, dann ist es sinnvol diese Projekte verwalten zu können. Das wäre als List-Feld nicht möglich, aber in einer extra Tabelle kann eine ausführliche Beschreibung, Notizen/Ideen zum Verlauf oder zur weiteren Planung abgelegt werden. Sicher kannst Du in deiner ToDo-Tabelle auch einen Filter auf das jeweilige Projekt setzen, aber Dir stehen dann die Daten aus der Projekt-Tabelle nicht unmittelbar zur Verfügung. Was aber, wenn Du in der Projekt-Tabelle über eine 1:n Verknüpfung alle zu diesem Projekt gehörigen Einträge sehen könntest. Quasi aus Sicht des Projekts und nicht aus der Sicht "Was ist zu tun?" Mit dem DB-Join-Feld kann man, so viel ich weiß nur einen Datensatz der Haupttabelle mit einem Datensatz der Detailtabelle verknüpfen. Mit dem One-to-Many-Feld kann man mehrere Felder einer Haupttabelle mit vielen Datensätzen der Detailtabelle verknüpfen. Dieses Feld erscheint dann in der Form der Projekttabelle als Schaltfläche, die bei Anklicken eine Tabelle mit den passenden Einträgen der ToDo-Tabelle anzeigt. Weiteres im Handbuch! Ich habe nächste Woche Urlaub. Ist zwar schon fast alles verplant aber wenn ich Zeit habe versuch ich mal was zu erstellen.

      Gruß
      Bomtreo

      P.S.: Hast du gesehen... inzwischen wurde die GTD.Zip schon 18 mal runtergeladen.

      Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von „bomtreo“ ()

      Hallo Snoopy,

      Heißt das jetzt, dass Du eine Access-Anwendung für GTD verwendest und die mit SLTG synchen willst?
      Ich hatte an der einen Idee mal weitergearbeitet: Wie man von der Projekt-Tabelle alle zugehörigen Einträge der ToDo-Tabelle anzeigen lassen kann. Das geht tatsächlich über ein one-to-many-Feld, aber nur auf dem Palm. Wenn man dieses Feld in die Form der Projekttabelle einbringt, wird eine Schaltfläche angezeigt. Bei Druck auf diese Schaltfläche wird dann eine Tabelle der ToDos angezeigt, die dem aktuellen Projekt zugeordnet sind. Aus dieser Tabelle kann man sogar in die Form wechslen und hat alle Details zu dieseer ToDo vor sich. Ich werde noch ein wenig weiter dran arbeiten (macht viel Spaß), dann werd ich vielleicht eine Version davon hier reinstellen.

      Gruß
      Bomtreo
      Ich muss ehrlich sagen, dass ich Eure Korrespondenz noch nicht durchblicke. Ich hatte zu wenig Zeit bisher. Aber seid Ihr beiden sicher, dass SLTG, das ich selbst seit 8 Jahren intensiv nutze, Eurer Pferd ist? Es gibt das Programm "Shadow" von Mitchell, das ähnlich wie Bonsai aufgebaut sein soll. Ich nutze es auch seit vielen Jahren fast täglich.

      Nur mal so als Anregung. Jetzt werde ich mir Eure Listen mal genauer ansehen. Vielleicht habe ich es Morgen ja kapiert.

      Slubber
      "Toppen, floppen, poppen, foppen": die neue Sprachkultur des Web

      LG
      Dein WebOS
      hallo,

      @Bomtreo:
      Ja, ich habe hauptsächlich die Access-Anwendung in Gebrauch, wichtig ist für mich aber auch, dass ich die Daten auf dem Treo zur Verfügung habe.
      Hab mal einen Screenshot angehängt.
      Die Felder PS, LS, MS, und PrS dienen der schnellen Filterung.
      Wenn ich in PS die ersten 1-2 Buchstaben eines Nachnamens aus der Liste Person eingebe wird der Name automatisch ergänzt um beim Verlassen des Feldes werden alle Datensätzen mit diesem Nachnamen gefiltert.
      Über FNR kann ich eine Kombination der Felder PS, LS, MS, und PrS als gemeinsamen UND-Filter wählen. (0 = ohne Filter; 1 = PS; 2 = LS; 3 = PS UND LS; etc. bis 15 = alle 4 Felder).
      Über "Filter" kann ich Datensätze, die ich, aus welchen Gründen auch immer (Vorbereitung einer Besprechung, Telefonats), temporär zusammen haben will, gleich kennzeichen und dann mit FS filtern, nach gebrauch wird immer sofort die Kennzeichnung wieder gelöscht.
      Das Ganze ist von mir für mich gemacht und deshalb vielleicht da und dort etwas unübersichtlich oder umständlich, aber für mich momentan eine gute Lösung.

      @Slubberdegullion:
      Was mich bei Bonsai stört, dass ich zu lange, mit Fehleranfälligkeit, brauche um eine Aufgabe von der Liste "Wait for" zur Liste "Next action" umzuhängen.
      In Access gebe ich in dem Feld "List" den Buchstaben "N" ein, der Rest wird ergänzt, und schon bin ich fertig.

      Gruß Snoopy
      Bilder
      • GTD_Access.GIF

        35,16 kB, 485×559, 212 mal angesehen
      Hallo,

      @Slubberdegullion:
      Da SLToGo zur Verwaltung von Listen gemacht ist und GTD hauptsächlich aus Listen besteht, sehe ich keinen Grund, warum das nicht gehen sollte. Allerdings muß ich sagen, daß bei SLToGo die Unterstützung der Navigationstaste fast nicht vorhanden ist, während man in Bonsai sehr gut damit arbeiten kann. Auch sind die kalenderbezogenen Filtermöglichkeiten (z.B. ThisWeek oder NextWeek) bei Bonsai besser ausgelegt. In SLToGo muß man dafür eben entsprechende Felder anlegen. Trotzdem finde ich gerade den Ansatz von snoopy_kmo interessant. Zum einen für die GTD-Umsetzung und zugegebenermaßen auch wegen der Gelegenheit sich mit den Möglichkeiten und Grenzen von SLToGo auseinanderzusetzen.

      @snoopy_kmo:
      Bin fast fertig mit einer weitergehenden Umsetzung Deines Ansatzes. Leider hatte ich letzte Woche doch nicht so viel Zeit wie ich ursprünglich dachte. Was ich jetzt noch ergänzt habe sind One-To-Many-Verknüpfungen für die Listen und Kontexte, so daß man auch aus diesen Listen auf die GTD-SL zugreifen kann. Etliche Filter, die für mich wichtig wären habe ich auch mal entworfen und eine Möglichkeit einen Kalender-Eintrag aus SLToGo zuerzeugen aus einer Aktion. Wäre wichtig, wenn man einen Alarm zur Erinnerung bräuchte. Ich hoffe ich kann eine Zip heute noch ins Forum stellen.
      Bis dann
      Bomtreo
      Ich habe mir das mal angeschaut. Mit SLTG kann man das machen. Ich nutze das Programm aber eher zu Problemen, bei denen Rechnen gefordert ist. Aber ok.

      Für alle, die hier nur mitlesen und noch kein Geld investiert haben: es gibt ein Programm "Shadow Plan" (von Codejedi), das speziell mit LIsten umgehen kann. Ich nutze es, wenn es um das Abarbeiten von Aufgaben geht. Solange man nicht rechnen muss, ist es sehr hilfreich. Denn man kann sich erinnern lassen, Termine bestimmen, man kann filtern, man kann Unterpunkte einfügen, Notizen anheften. Alles sehr übersichtlich. Nur rechnen kann das Ding nicht.

      Und so benutze ich beide Softwaren für jeweils seine Stärke - seit mehr als 8 Jahren. Es sind meine wichtigsten Anwendungen auf dem Palm. Ich könnte auf alles verzichten, aber nicht auf die beiden.

      Eure Anwendung muss eigentlich nicht rechnen (Datum kann auch Shadow handhaben). Wer genug Taschengeld hat, kann ja mal reinschauen. Ich plane meine Projekte damit, weil es so flexibel beim Hinzufügen von neuen Ideen ist. Da ist SLTG eindeutig unterlegen, weil es ein feste Eingabe-Maske gibt. Das ist ziemlich starr.

      Nur als Anregung.

      Slubber
      "Toppen, floppen, poppen, foppen": die neue Sprachkultur des Web

      LG
      Dein WebOS
      Ich habe mir das mal angeschaut. Mit SLTG kann man das machen. Ich nutze das Programm aber eher zu Problemen, bei denen Rechnen gefordert ist. Aber ok.

      Für alle, die hier nur mitlesen und noch kein Geld investiert haben: es gibt ein Programm "Shadow Plan" (von Codejedi), das speziell mit LIsten umgehen kann. Ich nutze es, wenn es um das Abarbeiten von Aufgaben geht. Solange man nicht rechnen muss, ist es sehr hilfreich. Denn man kann sich erinnern lassen, Termine bestimmen, man kann filtern, man kann Unterpunkte einfügen, Notizen anheften. Alles sehr übersichtlich. Nur rechnen kann das Ding nicht.

      Und so benutze ich beide Softwaren für jeweils seine Stärke - seit mehr als 8 Jahren. Es sind meine wichtigsten Anwendungen auf dem Palm. Ich könnte auf alles verzichten, aber nicht auf die beiden.

      Eure Anwendung muss eigentlich nicht rechnen (Datum kann auch Shadow handhaben). Wer genug Taschengeld hat, kann ja mal reinschauen. Ich plane meine Projekte damit, weil es so flexibel beim Hinzufügen von neuen Ideen ist. Da ist SLTG eindeutig unterlegen, weil es ein feste Eingabe-Maske gibt. Das ist ziemlich starr.

      Nur als Anregung.

      Slubber
      "Toppen, floppen, poppen, foppen": die neue Sprachkultur des Web

      LG
      Dein WebOS
      Hallo,

      also ich würde mich gerne an eurer Diskussion beteiligen, kann aber die Dateien erst gar nicht entpacken, sondern bekomme nur eine Fehlermeldung! :weint:
      Gruß Heinz (TT3)

      Meine PDA-Historie : Palm M100-> Visor deLuxe -> Palm M505 -> FJC PocketLoox600 -> Palm Tungsten T3 -> HP iPAQ1940 -> Palm Tungsten T3 -> Loox420 -> Dell X30 --> Dell X51v -> Palm Treo680 mit FreaQs Tasche =) --> XDA --> Treo680
      Die Idee, GTD in einer Datenbank zu bauen, ist echt nicht schlecht. Erst einmal Glückwunsch, dass du diesen Schritt gemeistert hast.
      Ich schätze an einem Outliner allerdings das Prinzip, dass ich immer wieder einen Unterpunkt bilden kann. Ich nutze das häufig, um Notizen abzulegen, die hinterher zu Unterpunkten werden.
      Navigieren tu ich in Bonsai konsequent über die Zoom-Funktion, um keine Probleme mit dem kleinen Bildschirm zu bekommen.
      Was mich aber auch wirklich nervt, ist die fehlende Alarm-Funktion in Bonsai - oder habe ich da etwas übersehen? Ich muss immer die Einträge in den Kalender o.Ä. notieren.
      :love:
      Hast du Fragen zum Forum oder zu Nexave, schreib bitte keine PN an mich, sondern eine E-Mail an community@nexave.de
      Hallo,

      @Phoenix:
      Alarmfunktion in Bonsai geht nur indirekt durch erstellen eines Links auf ToDo oder Kalender. Der Eintrag wird automatisch erzeugt. Man kann dann von Bonsai in ToDo oder Kalender springen und mit BackToBonsai ist auch ein Sprung zurück zu Bonsai möglich.
      Kleiner Bildschirm ist wahrscheinlich mit SLToGo weniger ein Problem, solange man die Forms klein genug hält, daß man nicht oder nur wenig scrollen muß.
      Unterpunkte wäre eventuell über das Memofeld Notiz, das es jetzt schon gibt, oder das ChecklistPlugin möglich oder eine weitere One-To-Many-Verknüpfung (was mir allerdings zu umständlich wäre). Da müßte ich noch mal nachhaken.

      @Slubberdegullion:
      Du hast recht, wer SLToGo extra kaufen müßte ist mit mit einem Outliner sehr wahrscheinlich besser dran, weil der vielseitiger und direkter einsetzbar ist. Aber snoopy_kmo wollte eben auch das Feature Synchen mit Access, das SLToGo bietet, nutzen.

      @TT3:
      Ich versuche noch einen anderen Weg zu finden, Dir die ZIP-Datei zukommen zu lassen.

      Gruß
      Bomtreo

      PHOEnix schrieb:


      Ich schätze an einem Outliner allerdings das Prinzip, dass ich immer wieder einen Unterpunkt bilden kann. Ich nutze das häufig, um Notizen abzulegen, die hinterher zu Unterpunkten werden.
      Navigieren tu ich in Bonsai konsequent über die Zoom-Funktion, um keine Probleme mit dem kleinen Bildschirm zu bekommen.


      Kommt sicher auch darauf an, was man für Aufgaben hat. Ich habe viele kleine Aufgaben und für die ist eine Struktur eher hinderlich, ich habe das Ganze ja schon längere Zeit mit Bonsai gemacht, was mich da immer gestört hat ist, wenn eine Aufgabe von einer Liste in eine ander umhängen muss, also von "Next Action" in "Wait for" oder Filtern nach einer bestimmten Person, das geht mit Access einfach viel schneller und bequemer.
      SLTG nutze ich, weil ich auf dem Palm synchron sein will, aber 80% oder mehr wird mit Access erledigt.

      @bomtreo
      Das mit dem runter laden geht bei mir auch nicht, kannst Du da helfen?

      Gruß Snoopy