Life Balance

Mich wundert etwas, daß hier noch nie etwas über Life Balance geschrieben wurde.

Auch wenn es beileibe nicht frei von Schwächen ist (umständliche Bedienung über mehrer Tabs, nur 10 Zeilen bei den quadratischen Auflösungen, keine Abhaken vor der Vorlaufzeit (bei sich wiedeholenden Aufgaben), nur ein Balance-Bereich, etc.), sich der eine oder andere vielleicht erstmal vom leicht esoterischen Ansatz abgeschreckt fühlen mag und der Preis nicht ganz ohne ist, ist es für mich doch das einzige sinnvolle Tool um umfangreiche ToDo-Liste zu verwalten.

Strukturierte Aufgaben, wiederkehrende Ereignisse, dynamische Priorisierung nach Wichtigkeit, Struktur, Termin, (vernachlässigte) Bereiche, Orte, Verknüpfung mit DateBk5, DayNotez und den regulären ToDos, etc.pp.

Das alles kann mir kein ShadowPlan und kein Bonsai liefern, von der eingebauten ToDo-Anwendung ganz zu schweigen (Shadow Plan kommt bis auf ein paar Punkte noch am nächsten hin). Für mich ist Life Balance einfach die Killerapplikation schlechthin und wenn die Bedienbarkeit noch etwas verbessert würde sogar ein Traum.

Klingt wie Werbung, ist aber eigentlich eher die Frage danach wer das Programm einsetzt bzw. wer es schonmal länger getestet hat und im Endeffekt doch bei einem anderen Programm (welchem und warum) gelandet ist.

Hm, scheint auf kein sonderliches Interesse zu stoßen, oder seit Ihr alle erst jetzt auf das Tool gestoßen und seit gerade eifrig am ausprobieren. Ich habe bestimmt 5 Anläufe gebraucht bevor ich es produktiv einsetzen konnte.

Life Balance installiert, ein paar Testvorgänge erfaßt, häh, wie Places? Warum sehe ich das jetzt nicht? Was soll das mit der Vorlaufzeit und warum kann ich keine regelmäßige Aufgabe so erfassen, daß sie das erste Mal erst später auf der Agenda steht und nicht gleich sofort. Hilfe wo ist mein ToDo geblieben. Ja so ein Dreck, kann ja kein Mensch bedienen und totklicken tut man sich auch noch.

Wieder gelöscht. SchadowPlan probiert, Bonsai probiert. Hm irgendwie fehlt mir da dies, aha wenn ich meine Places in Shadow da und da eingebe und gleichzeitig Mutterknoten ausblende, dann kommt das ja schon recht gut hin. Hm, jetzt müsste ich mir noch ein paar Filter definieren, komisch auch irgendwie komisch und wiederkehrende ToDos gibt es gar nicht, dafür bräuchte ich wieder ReDo oder sowas, irgendwie auch nicht intuitiv. Mit der kleinen Schrift sieht man in Schadow schon recht viel, aber irgendwie ist die schon wieder zu klein, gibt es da kein Zwischending? Hm Bonsai, bietet irgendwie nichts was Schadow nicht auch kann, scheint wohl auch nicht das richtige zu sein.

Life Balance wieder rauf. ToDos wieder importiert und strukturiert. Aha, ist ja cool, die Places haben was für sich, achso, na klar warum bin ich da nicht gleich draufgekommen ist ja ganz einfach eine Aufgabe erst verzögert anzuzeigen. Aber häh, warum sehe ich in der Balance nur Arbeit und das Private geht völlig unter? Hm, wenn die Balance nicht geht, dann hat das ja auch keinen Sinn, also wieder ShadwoPlan.

Örgs, da war ja dies und das, also nochmal LifeBalance. Achja eben logisch, Arbeit einfach ohne Effort, dann klappt auch das ausbalancieren. Ach eben wenn, ich das so und so mache dann muß ich nicht so viel klicken. etc. pp. Oh, eine verknüpfte Vorlage in DateBk5, feine Sache das, Protokollierung nach DayNotez, aber warum kann ich da keine Kategorie fest verknüpfen, oh ist ja gar nicht so dumm.

EIn schwerer Kampf und doch immer noch ganzes Stück von der Perfektion entfernt, aber trotzdem weit, weit praxistauglicher als alles andere was mir bis jetzt unter die Finger gekommen ist.

Naja, falls Interesse besteht und sich der eine oder andere vielleicht in der selben Lage befindet wie ich, bevor ich mich wirklich mit dem Programm anfreunden konnte, dann kann ich ja ein mal ein paar Zeilen zu meinem Setup und zu nützlichen Tipps schreiben.

OK, dann schreibe ich mal ein paar Zeilen dazu:

== Orte ==
Als erstes lohnt es sich darüber Gedanken zu machen welche Orte (Places) man sinnvoll einsetzen soll. Ein Ort kann dabei mehrere Orte enthalten und für jeden Ort lassen sich auch Öffnungszeiten verwalten. Die Orte sind ein zentrales Filterkriterium und sollen sicherstellen, daß man zu jedem Zeitpunkt auch nur die Aufgaben zu sehen bekommt die man konkret erledigen kann.

Bei mir sieht das z.B. (ausschnittsweise) so aus:

• Stadt/Bank/Einkaufen (inkl. Öffnungszeiten)
• Feld/Wald/Wiese (inkl. Tageslichtzeiten)
• Daheim (immer offen)
  enthält Internet
• Firma (immer offen)
• Internet (immer offen)
• Privat_alle (Sammlung mehrerer Orte)
  enthält Stadt/Bank/Einkaufen, Daheim, Internet (Zuordnung ist nicht hierarchisch, d.h. Internet ist nicht schon über Daheim und die obige Zuordnung zu Daheim mit dabei), Feld/Wald/Wiese

Jeder Aufgabe weist man nun einen der Orte zu. Wenn ich im Büro bin, dann habe ich die ToDo List Firma offen, wenn nicht dann Privat_alle (jeweils mit "Open" oben rechts, d.h. es sollen nur die (Unter-)Orte angezeigt werden, die auf momentan zugänglich sind). Bin ich an einem spezielleren Ort, z.B. beim Einkaufen, dann schalte ich den Ort auf Stadt/Bank/Einkaufen um und sehe so nur die genau dort angesiedelten Aufgaben (i.d.R. die EInkaufsliste). Bin ich im Wald unterwegs, dann halt Feld/Wald/Wiese und wenn ich im Büro etwas privates im Internet nachschauen möchte dann Internet. So sehe ich dann nur die Sachen die ich konkret erledigen kann. Habe ich Privat_alle aktiv und die Geschäfte haben zu, dann sehe ich auch nichts aus Stadt/Bank/Einkaufen.

Soviel erstmal zu den Orten. Irgendwelche Fragen dazu? Falls nein folgt später die Strukturierung der ToDos.

== Struktur ==
Die TLIs, die TopLevel Items, spielen eine besondere Rolle, da sich diese beim Balance Teil wiederfinden. möchte man diesen Nutzen (muß man nicht) dann sollte man sich hier also genau Gedanken machen, wieviele und welche Mutterknoten man der Struktur zukommen läßt.

Bei mir sieht die Struktur z.B. (ausschnittsweise) so aus:

- Haushalt & Ordnung
- Wartung
-- Heizung
---- Lüftungsgitter einbauen
-- Garten
---- Rasen mähen (rep)
-- Elektrogeräte
-- Haus
- HomeImprovement
-- Ablage Küche (seq)
--- Ablage Platz messen
--- Ablage durchdenken
--- Ablage Zeichnung erstellen
--- Ablage bestellen
-- hinteren Keller renovieren (seq)
--- Keller ausräumen
--- Boden begutachten
--- Schlau machen über Beläge
- Ich
-- Gesundheit
- Finanzen
- Dritte
- Firma

Die mit seq markierten Tasks sind dabei so eingstellt, daß die Unteraufgaben der Reihe nach abzuarbeiten sind, d.h. immer nur der erste offene Punkt angezeigt wird. Mit rep markierte Aufgaben sind regelmäßig wiederkehrende.

Wichtig bei den einzelnen Aufgabe ist es, daß diese alle etwa gleich elementar sind, also Aufgaben zu wählen die man in einem recht kurzen Zeitraum auch erledigen kann. Nicht ein (unterer) Punkt "Weltformel entwickeln" und ein anderer "Nase putzen". Der Aufwand der einzelnen Punkte muß wenn man die Balance betreiben will schon in einer Größenordnung liegen.

Am Beispiel "hinten Keller renovieren" kommt z.B. erst der Punkt "Keller ausräumen" wenn der abgehakt ist, folgt nach dem nächsten Update "Boden begutachten", das hake ich dann ab, ein EIntrag wandert automatisch ins DayNotez und da mache ich meine Anmerkungen dazu. Dann kommt "schlau machen über Beläge" (Internet) und auch da mache ich dann im DayNotez Bemerkungen dazu. Dann kommt "hinten Keller renovieren" und ich überlege mir den nächsten Schritt und lege diesen an.

== Balance ==
Das ist jetzt das spezielle Feature das dem Programm seinen Namen gibt. Die obersten Ebenen der Struktur kann man nun gewichten. D.h. z.B. man kann sagen ich will dem Thema "Haushalt und Ordnung" 20% meiner Zeit/meines Aufwandes widmen, dem Thema Wartung 10%, Dritten 15% usw. usf.

Mit jedem Abhaken einer Tätigkeit wird der Wert dem man diesen bei Effort (ist ebenso wie die Importance ein stufenloser Wert) zugewiesen hat als geleisteter Aufwand dem Ursprungsknoten zugerechnet. Aus diesen Werten ergibt sich dann die "Actual" Verteilung des Aufwandes und diese wird dem "Desired" Kuchen gegenübergestellt. Je nach dem wie sehr man das wünscht, und dementsprechend unter Preferences eingestellt hat, versucht nun LifeBalance Fehlentwicklungen gegenzusteuern indem solange Aufageben aus vernachlässigten Bereichen (Kuchenstück in Realität kleiner als gewünscht) entsprechend höher bewertet und damit auch höher in der ToDo-Liste erscheinen läßt.

== verschiedene Anmerkungen ==

• die Importance (Wichtigkeit) einer Aufgabe bezieht sich immer nur auf Ihren Mutterknoten, d.h. wie wichtig ist der Punkt zur Erfüllung der übergeordneten Aufgabe. I.d.R. sind also die Aufgaben unter sequentiellen Oberpunkten immer "essential".
• Kindknoten übernehmen die Einstellungen Ihrer Mutter als Voreinstellung. D.h. z.B. wenn Firma zum Ort Firma gehört bekommen auch alle Unterpunkte den Ort Firma als Vorgabe
• abgehakte Punkte können automatisch (inkl. Notizen) in DayNotez übernommen werden
• Aufgaben können einmalig, regelmäßig, nach Fälligkeitsdati oder nach Terminen eingestellt werden
• Punkte mit Fälligkeiten (alle die nicht once sind) werden erstmalig 2x"Lead Time" vor ihrem Termin in der ToDo-Liste angezeigt
• man kann sich einen Aufgabe nach Termin (Datebook) anlegen und diese dann als Vorlage in DateBk übernehmen. Wann immer man diese dann als Termin anlegt erscheint automatisch ein enstprechender Punkt in LifeBalance
• LifeBalance exportiert und importiert ToDos (auf Wunsch) automatisch in/aus die/der normalen ToDo-Datenbank, man Aufgaben also auch dort abhaken oder löschen (Priorität

== Tipps und Tricks ==
Ich bin Angestellter mit mehr oder minder fixen Arbeitszeiten. Wenn ich jetzt den Anteil Artbeit mit ausbalancieren wollte wäre kaum mehr Platz für anderes. D.h. alles was unter Firma läuft hat bei mir Effort=0. So belegen Aktivitäten keinen Platz im Kuchen. Unterpunkte von Firma balanciere ich von Hand aus. Wenn ich also das Gefühl habe ich müßte mal wieder mehr für Projekt A und weniger für Projekt B tun, dann verschiebe ich einfach die enstprechenden Importance Slider ein Stück links bei B und ein Stück rechts bei A.

Häufig will man (ich) regelmäßige Ereignisse zwar bereits erfassen (insbesondere in der Anfangszeit, wenn man die DB erstmals füllt) aber der erste Termin ist noch gar nicht da. Dann lege ich das Ereignis als reguläres Ereignis an und mache gleichzeitig einen Unterpunkt dazu (Place=Anyware, Importance=max, Effort=0) mit "Due Date" und Namen "DeleteMe" zum ersten Vorkommen. Sobald der Punkt dann auf der ToDo erscheint (solange er noch nicht erledigt/gelöscht ist blockiert er ja seinen Oberpunkt) lösche ich ihn und die Aufgabe erscheint termingerecht zum richtigen Zeitpunkt.

Automatische Einträge ihn DayNotez sind ohne Kategorie. Das ist mir ganz recht weil ich regelmäßig bzw. mind. einmal täglich dann die nicht zugeordneten Einträge durchgehe, diese lösche oder sie kategoriesiere, verschlagworte und ggf. ergänze.

So das war's erstmal von meiner Seite.

Ja, die Anleitung spricht von viel abstrakteren TopLevel Items als ich sie verwende. Danach sollte man TLI im Sinne von "Reich werden", "Familie gründen", etc. wählen und dann die Aufgaben zur Erlangung des Zieles darunter (hierarchisch natürlich, wieder) ansiedeln. Mir ist das aber auch zu "esoterisch"

Vom Handling wäre mir schon sehr geholfen wenn Importance, Place und Effort in einem Tab zusammengefaßt wäre (was vom Platz her problemlos ginge, selbst die Zeit könnte man bei etwas gutem Willen noch mit unterbringen) und wenn man direkt von der ToDo-Übersicht in die Struktur springen könnte und nicht den Umweg über die Suchfunktion nehmen müsste.

Von der reinen Funktion her ist die Software (wenn man eben davon absieht, daß man nur eine Balance hat und nicht z.B. Arbeit und Privat vernünftig trennen kann) für mich perfekt, das Handling ist zuweilen ärgerlich.

Also ich denke auf jeden Fall, daß eine etwas intensivere Beschäftigung mit dem Programm keine verschwendete Zeit ist. Wenn man sich ein bißchen mit der Philosophie dahinter vertraut macht, dann sind das zum Großteil Sachen, die man selbst dann sinnvoll weiter benutzen kann wenn man sich im Endeffekt für einen anderes Programm/ eine andere Methotik entscheidet.

Icons verwende ich zwar nicht, aber Farben (für Kategorien).

Wenn ich eine Aufgabe mit einem (neuen) Termin in DateBk5 verknüpfe, dann gehe ich in Life Balance erst auf "Add" und gebe den Termin ein und dann auf "Open". Dort werden dann weitere Angaben wie Alarm, Kategorie, Wiederholungen (ja auch das klappt mit der Rückkopplung nach LifeBalance) etc. getätigt.

Für häufig wiederkehrende Termine habe ich in DateBk jeweils Templates erstellt. Dazu legt man sich eine Aufgabe in LifeBalance an und gibt ihr einen Termin im Datebook. Dann "Open" und daraus eine Vorlage machen. Wenn man nun die erste Kommentarzeile in Ruhe läßt und nicht manuell die Aufgabe in LifeBalance löscht, dann wird jeweils die Aufgabe in LifeBalance reaktiviert sobald man das Template nutzt. Diese kann man ja vordefinieren wie weit man will (Zeit, Farbe, Kategorie, Alarmvorlauf, ...).

Noch ein Tipp: Ich lasse mir in DateBk5 ToDos ab Prio 3 integriert anzeigen. So landen nur die von LifeBalance als superwichtig deklarierten (undatierten) Aufgaben zur Sicherheit nochmal im Terminkalender und die restlichen geht man halt über LifeBalance durch, das sinnvollerweise auf der ToDo-Taste liegt.

Nachtrag: Integration der ToDos setzt natürlich vorraus, daß man auch in LifeBalance den ToDo-Export (gleich die Kategorien mit festlegen!) aktiviert hat.

Ein Tipp noch: Um schnell aus der ToDo-Ansicht zu einem Eintrag in der Struktur zu kommen, diesen markieren und dann danach (steht ja dann schon drin) via Lupe (in der aktuelle Anwendung) suchen lassen. Drauf tippen und man ist an der richtigen Stelle in der Struktur. Sinnvoll ist das z.B. wenn eine Aufgabe erscheint und man feststellt, daß man z.B. noch etwas vorher erledigen muß bevor man diesen Teilschritt angehen kann. Dann hüpft man in die Struktur und legt einen entsprechenden Unterpunkt (in der Struktur) zu dieser Aufgabe an (volle Importance).