Übersicht über das Choas Datebk

Hallo Leute!
Das was Ihr hier diskutiert ist die Umsetzung Eures Selbstmanagements auf dem Palm (also die instrumentelle Ebene). Nach meinem Verständnis muss man allerdings erst mal ein Konzept haben, das man umsetzen will. Das hört sich jetzt hochtrabend an, aber wenn ich nicht weiss, was ich will, ist keine Lösung die richtige. Ich habe meine Kategorien nach Kontext-Gesichtspunkten eingeteilt (vor allem die Aufgaben). Diese Gliederung ist angelehnt an das Modell von David Allen im Buch "Getting things done". Funktioniert bei mir gut. Aber nun genug der langen Vorrede, hier meine Kategorien:

>Termine:
-Projekte 1-n (je Projekt eine Kategorie)
-Privat (Familie)
-Privat (Ich)
-Sportverein
Mache mit diesen Termin-Kategorien auch meine Zeiterfassung (Auswertung über Outlook-Export in Excel).

>Aufgaben:
-Agenda (terminierte Aufgaben)
-Calls/Mails
-City (einkaufen)
-Home (zu Hause erledigen)
-Internet (bei Zugang erledigen)
-Chef (mit Scheffe besprechen)
-Jourfixe (im Jourfixe klären)
-Maybe (vielleicht)
-Office (im Büro erledigen, asap also nicht terminiert)
-Waiting-For (angefordert, von anderen zu liefern)

Das Konzept ist im Lauf der Zeit und nach Lektüre einiger Bücher entstanden. Bin für Tipps + Verbesserungsvorschläge jederzeit zu haben!

CU Udo

... und genau dieses sich-Gedanken-darüber-machen ist seeeeeeehhhr ergiebig! .... und aufschlußreich - über sich selbst

Den "one-size-fits-all"-Weg beim persönlichen Zeitmanagement gibt es wohl nicht - jeder ist halt anders gestrickt. Trotzdem finde ich es immer extrem interessant, mich mit anderen über das Thema auszutauschen, weil man doch die eine oder andere Anregung bekommt. Deshalb für die, die es interessiert mal in Kürze mein Ansatz (unter Benutzung von DateBk5):

Unter Terminen habe ich eine Kategorie "WEEK", die normalerweise versteckt ist, nur über ein "saved view" sichtbar. Jeden Sonntag überlege ich mir, was ich in den verschiedenen Rollen, die ich in meinem Leben habe (Ehemann, Vater, Manager, Geld, Haus, ...) in der kommenden Woche erreichen will und lege ein entsprechendes "floating event" an (d.h. ich habe dafür natürlich Templates in Form von vorformatierten "floating events"). Diese priorisiere ich dann, setze die entsprechende Zahl dann vor das Wochenziel. Bsp.:
1 VRM: Draft Teilnehmerliste
2 Weihnachtsgeschenke
3 Weihnachtspost
...

Meine tägliche Arbeitsansicht arbeitet mit dem Splitscreen, in dem ich meine heute zu erledigenden Aufgaben habe (in der anderen Bildschirmhälfte habe ich meine Termine). Jeden Abend überlege ich mir anhand meiner wöchentlichen Prioritätenliste, was ich am nächsten Tag erledigen will. Dies wird ebenfalls priorisiert und zwar so, daß ich für jede der fünf möglichen Prioritäten nicht mehr als vier Aufgaben habe (das schaffe ich zugegebenermaßen in den seltensten Fällen - allerdings sollte man Aufgaben auch möglichst so aufsplitten, daß jede in höchstens zwei Stunden zu erledigen ist; dies vermeidet daß Gefühl, daß man vor einem unbezwingbaren Berg steht) - alles andere wird auf einen Folgetag verschoben. So sehe ich immer auf einen Blick, was an Terminen und an Aufgaben (nach Priorität!) ansteht.

Hundertprozentig zufrieden bin ich noch nicht, deshalb bin ich für weitere Anregungen dankbar (das Buch von David Allen habe ich mir jetzt mal besorgt und werde es im Urlaub lesen).

Cash

Die Alarme lassen sich im Category Management individuell konfigurieren. Ich habe bei mir die Englische Version installiert, deshalb verwende ich vielleicht die falschen Begriffe, aber geh mal in die Kategorieverwaltung und tipp auf den Buchstaben neben dem Kategorie-Namen - bei mir ein P, für Profil - dann geht ein Fenster für die Konfiguration der Alarme der jeweiligen Kategorie auf.

Ich selbst benutze das nicht, deshalb s. im Handbuch zu 5.1a auf Seite 64

Grüße
Matthias

Hey
ich hab ma ne gaaanz dumme Frage:
wie kriege ich das hin, daß DateBK mit Outlook synct?
im Moment synct Outlook per intellisync mit den standard Palm Kalender etc.

mfg raix

Udo: Hast Du etwa auch "Getting Things Done" gelesen? Deine Kategorien lassen darauf schließen.

Meine Aufgabenkateforien sind:
- Call
- Home
- Errands
- Office
- Personal
- Waiting For
- Computer
- Computer/Web
- Projekt
...

Gruß, Frank

Ja, daß es die ausm Kalender holt hab ich schon gemerkt.

Aber:

Wie mach ich das in die andere Richtung?

Termine etc , die ich schön in DateBK eingetragen habe nach Outlook syncen?

Das wäre nämlich noch viel wichtiger.

mfg raix

Cash: [keine Alarme am Wochenende]
Dafür mußt Du Dir wohl eine spezielle 'Wochenende'-Ansicht erstellen, die generell keine Alarme abspielt.

jip das wars

danke für die Hilfe, nun bin ich glücklich

mfg
raix

Haben im Geschäft neue Synch-Software bekommen. Leider trägt die Synch-Software bei den Meetings die Location oder Room Info ins Feld Ort beim T3 ein. In normalen Kalender gibt ja dieses Feld (neue PIM). Im Datebk werden diese Felder aber nicht angezeigt. Gibts da eine Möglichkeit diese anzeigen zu lassen?

ps: Agendus kann dies ja, mir gefällt wegen den benutzerdefinierten Ansichten und Filter aber Datebk besser.

Zur Arbeitsorganisation und den Kategorien:

Ich komme mit der anstehenden Arbeit als Freiberufler und aktiver Privatmann am besten zurecht, wenn ich täglich neu plane. Deshalb habe ich vor allem folgende Kategorien:

Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Sa/So
Woche
Monat
2005/2006

Damit diese Kategorien im Palm und im Dektop in der richtigen Reihenfolge erscheinen, habe ich Nummern davor gesetzt.

Alle anstehenden Aufgaben finden sich unter Woche, Monat oder 2005/2006. Täglich übernehme ich Aufgaben aus diesen Kategorien in eine Tageskategorie. Wenn ich mit den vorgenommen Arbeiten nicht fertig werde - was die Regel ist, weil ich mir immer zuviel vornehme - dann wird verschoben in eine andere Kategorie.

Darüber hinaus für gelegentliche Stadtfahrten und zu sammelnde Wünsche der Partnerin und eigene die Kategorie:

Einkauf/Wünsche

An zwei Personen habe ich Aufgaben zu delegieren, diese Personen sehe ich aber nicht täglich, deshalb sammle ich unter ihrem Namen in je einer Kategorie:

Maier
Müller

Seit ich für den Tag plane, bringe ich wesentlich mehr weg!!
Bislang hat das bestens geklappt mit ToDoPlus, das aber auf dem E2 nicht mehr läuft. Jetzt muß ich halt langsam versuchen, mit Datebk 5 zurechtzukommen. Grundsätzlich reicht auch die Palm-Anwendung. Hier kann ich aber nicht so leicht direkt in der Kategorie umplanen, sondern muß immer über "Details" gehen.

Gruß
PetergeorgK

Hallo,
da ich beruflich und auch privat eine Menge ToDo´s (und meist auch "geniale" Ideen *g*) zu verwalten habe, hat mir das GTD-System von David Allen hier auch sehr weitergeholfen.
Ich trenne aber GRUNDSÄTZLICH terminierte Dinge (z.B. feste Termine, Deadlines etc.) von nicht terminierten Dingen (z.B. Projekte, evtl. zu erledigende Sachen wie Einkaufslisten oder auch Brainstorming-Ideen).
Für alles mit einem Termin ist DateBk zuständig. Für alles andere verwende ich Shadowplan (wobei hier bestimmt auch andere Outliner ihren Dienst tun).
Ich hab in Shadowplan verschiedene Register :
- Next Action
- Waiting For
- Projects
- Listen
welche dann wieder Unterregister haben wie z.B. bei Projects:
- @Projects-Büro
- @Projects-Home etc.
in diesen einzelnen Registern sind dann meine konkreten ToDos´s abgelegt. z.B. bei @Projects-Büro:
- Planzahlen XY aufstellen
- Jahresabschluss XY 2004 erstellen etc.
und hier gibt es dann wieder Unterpunkte was im einzelnen zu erledigen ist z.B. bei - Jahresabschluss XY 2004:
- Überblick über fehlende Unterlagen verschaffen
- fehlende Unterlagen anfordern
- Vorjahres Salden vortragen
- ..............
- Termin Abschlussbesprechung vereinbaren mit Mandant/Bank .....

Shadowplan bietet die "nette" Option hier nur den nächsten Schritt per Filter einzublenden, was hilft den Überblick für den wesentlichen nächsten Schritt zu behalten.
Wenn ich mich jetzt (meist abends kurz vor Feierabend) hinsetze um zu gucken was ich denn morgen so zu erledigen habe (geht sehr bequem per Filterfunktion in Shadowplan [was jetzt den Rahmen sprengen würde wenn ich das erklären würde] mache ich hinter alle Punkte die ich mir vornehme einen Haken. Dieser Haken bewirkt dann, dass nur die markierten Punkte in meiner ToDo-Anwenduing auftauchen (wie z.B. der Punkt : "Vorjahres Salden vortragen").
So habe ich eine schmale ToDo Liste, die ich bequem über den Splittscrene von DateBk im "Blick" habe.
Möchte ich nun näher in das Projekt einsteigen, reicht ein klick und ich bin sofort in Shadow um hier zu ergänzen etc. (gibt eine sehr komfortable Linkfunktion).

Hört sich kompliziert an, ist es aber garnicht. Seit ich dieses System für ALLE Bereiche anwende (auch für alle privaten) hab ich
1. keine Sachen die einfach so vergessen werden
2. sehr viel Zeit gespart (in Stunden pro Woche ca. 3-4).

Man muss nur immer alles in sein System aufnehmen wenn man den ersten Gedanken daran "verschwendt" ....

Ich kann hier auch das lesen von Allens Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege" empfehlen !!!
Seit ich dies getan hab, hab ich merklich an Lebensqualität gewonnen, da ich mir jetzt immer sicher bin nichts vergessen zu können.
Das erfordert am Anfang viel Selbstdiziplin wirklich alles zu erfassen (auch Kleinigkeiten wie "ich müsste irgendwann mal XY besuchen"), aber sobald es bei mir im T3 steht ist der Kopf wieder frei für anderes.

Klingt alles irgendwie wirr .... ist es aber garnicht .....

mfg
mackfried